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スタッフの1日

スタッフの一日 横浜オフィス
テレフォン秘書センター本社、赤坂オフィスは、閑静なビジネス街の一角にあります。赤坂見附駅から、赤坂御所の方向へ歩き、その手前の茶色のビルに入ります。
引継ぎ
出社後、横浜オペレーションセンターから届いた、前日夜間の電話代行応対記録を確認します。
横浜オペレーションセンターでは、夜間に加え土日祝日も電話代行業務をし、それ以外は赤坂オフィスへ転送するケースも多くあります。毎朝、会員様から頂いたご指示を、確実に引き継ぎます。
切り替え
午前9時前、一斉に転送の切り替え開始。電話転送コースご利用の会員様の中には、転送の設定と解除をテレフォン秘書センターに任せる会員さんもいます。バーチャルコースの会員様の中にも、時間外は自分の携帯で電話を受け、それ以外はテレフォン秘書センターでの電話代行業務を希望する方がいます。転送設定の切り替えには、細心の注意をはらいます。
ミーティング
その日の会員様の予定、注意点を確認。各会社のスタッフとして、または秘書として、確実な電話代行業務が出来るよう、心して一日を始めます。入会されたばかりの会員様に対しては、入念にサービス内容を確認します。各デスクのホワイトボードに、既に頂いている会員様の予定を記入します。その後、会員様から連絡を受けるごとに、書き加えていきます。
業務開始
電話応対開始。正確に社名を名乗り、伝言を承ります。内線取次ぎ利用の会員さんへは迅速に取り次ぎます。受けたご伝言は責任を持ってすぐに、Eメールで報告します。
不動産会社宛には、物件確認のお電話です。物件情報を案内、図面請求があれば、図面をFAX送信です。クリニック宛には、予約のお電話。受付スタッフとして、予約表を確認して承ります。
美容商品販売会社へお電話に対しては、商品に精通したスタッフとして商品を紹介します。ご注文を希望されれば、確実に送付先等、必要事項を確認、“有難うございました”の一言を添えて電話を切ります。
どのお電話に対しても、各会社の社員として、または秘書として、責任を持って電話代行業務を行います。充実した時間が過ぎていきます。

元赤坂・南青山の住所へ届いた、バーチャルコースの会員様宛の郵便物は赤坂オフィスへ運ばれ、そこで転送処理をします。住所を書き換えて、2重3重に確認した上で、再投函の準備。送料が発生するものは、各会員様へお知らせし、ご指示を頂きます。
お客様のご来社
バーチャルコースの会員様の中には、郵便物を受け取りに、ご自分で赤坂オフィスを足を運ばれる方もいらっしゃいます。お茶を飲みながら、景気や出張の予定について、しばしオペレーターと雑談。弊社を代行会社にとどまらず、ご自分の会社の一部、弊社オペレーターをご自分の社員、または秘書として見てくださっているのです。
契約の為にご来社されるお客様もいます。ご自分の会社の一部をまかせる電話代行会社ですから、ご自身の目で確かめるのも大切かもしれません。ご来社のお客様は皆さん、眼下に広がる赤坂御所の景色が楽しめます。都会では贅沢な豊かな緑に秋は紅葉、春は桜、天気が良ければ御所の向こうに富士山が見えます。

その他、弊社へ来るのは郵便局の配達員です。バーチャルコースの会員様宛の小包、配達記録、書留をどの社名宛でも、届けに来てくださいます。会員様宛であることを確認した上で、オペレーターが代行でサイン、受け取ります。
また宅配会社のスタッフは、会員様のご指示で転送、あるいは着払いの荷物等の集荷に、毎日決まった時間に来ます。
報告と引継ぎ
17時、電話代行業務はまだ続きますが、その日の電話応対の記録をFAXで確認したい会員様へ、一斉にFAXを送ります。
さらに、夜間横浜オペレーションセンターで電話代行が必要な会員様の、その日の記録を、全て横浜オペレーションセンターへ報告します。各会社様の新しいサービス、物件等、大切な情報は全て共有します。
業務終了が近づくと、報告し忘れた伝言はないか、全ての会員様のその日の電話代行記録を確認します。
切り替え
18時、夜間電話代行業務が必要な会員様のお電話を、確実に横浜オペレーションセンターで受けられるよう、一斉に転送の切り替えをします。バーチャルコースご利用の会員様の中には、18時以降、ご自分の携帯等でお電話応対をされる会員様もいらっしゃいます。切り替えは、常に細心の注意を払って確実に行います。

翌日のため、各デスクのホワイトボードをきれいに消したら、その日の電話代行業務は終了です。お疲れ様でした!

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