テレフォン秘書センターの電話代行・秘書代行サービスに関して寄せられる、さまざまな質問とその答えをまとめました。
その他のご質問に関するQ＆A
- オペレーターは全員女性ですか？
- はい。全員、明るく印象の良い応対ができる、女性です。
- 在宅オペレーターが仕事をするのですか？
- オペレーターは全て、元赤坂、または横浜オペレーションセンターにて、お電話応対しております。在宅オペレーターの形はとっておりませんので、責任をもった応対が期待出来ます。
- 電話は必ず出てもらえますか？
- “お電話には必ず出る”というのは、電話代行会社として、鉄則です。3コール以内の応対を、心がけております。
- 応対はどこまでしてくれるのですか？
- 御社のサービス、お取り扱い商品に関するお問い合わせも、シンプルな内容でしたら、料金内で承ります。込み入った内容の場合は、別途料金にて承ります。
- 電話応対の際、実際の社名と別の社名で名乗って応対できますか？
- 1回線の契約につき、応対社名はひとつです。実際の社名と異なる応対社名でも、問題ありません。
- 契約の途中で、社名変更はできますか？
- 可能です。ご連絡を頂きましたら、すぐに変更いたします。
- 月何コールまで受信できますか？
-
受信コールは、月１００コールまで料金内です。但し受信内容によって、料金は変更あります。また超過１コールに関しても、御見積りとさせて頂きます。
- かかってきた営業の電話も、受信したコール数として数えられるのですか？
- 営業のお電話に対しては丁重にお断りし、受信コール数としては、カウント致しません。
- 社員は何名まで登録できますか？
- 何名でも、料金内で登録可能です。
- 受けたメッセージの報告は、何名まで知らせてもらえますか？
- 同報送信であれば、何名でも料金内です。異なる別個のアドレスへ報告する場合は、アドレス3件迄が料金内です。
- 後日代表者が変更しても、契約が継続できますか？
- 継続させて頂きます。その際、新しい代表者様との契約書が必要になりますので、改めて発送致します。
- 契約途中で社員の追加、削除、およびメッセージ報告に関する変更があっても、対応してもらえますか？
- ご連絡を頂きましたら、即、対応致します。
- 受けたメッセージの報告は、すぐにもらえますか？
- 随時、報告しております。
- どのようにメッセージは報告されるのですか？
- メールにて、携帯アドレス、またはＰＣアドレスへ報告致します。または、携帯等へ、直接おかけ致します。
- 扱っているサービス、商品に関してある程度把握してもらい、会社の社員として応対してもらえますか？
- サービス、商品に関する資料をお送りください。お問い合わせの際は、御社社員として、商品を説明、案内致します。
- “外出中なので、折り返し連絡します”という対応でなく、こちらの帰社時間、出張中なども伝えてもらえますか？
- 予めご連絡頂けましたら、御社のご要望通りに、先方様へご案内致します。連絡は、Ｅメールでも、お電話でも大丈夫です。
- メッセージを伝える際には、携帯電話に連絡してもらいたいのですが、つながらない場合には、どうなりますか？
- 全てのメッセージは、必ずお伝えしております。つながらない場合でも、つながる迄、かけなおしますが、出来ましたら、留守番電話の設定をお願い致します。
- 携帯連絡サービスでは、何名のスタッフまで、携帯にかけてもらえるのですか？
-
別途料金1,100円で、3名迄登録頂けます。4人目より、1,100円となります。
- Ｅメール連絡サービスでは、何名のスタッフまで連絡がもらえるのですか？
-
別途料金1,100円で、3名迄登録頂けます。4人目より、1,100円となります。
- Ｅメール連絡サービスでは、メッセージが入り次第、すぐにメールで伝えてもらえるのですか？
- 随時、報告しております。
- いつも同じオペレーターが、電話応対してもらうことができますか？
- 複数名で応対しております。専属のオペレーターをお付けする事は難しい旨、ご了承頂ければと思います。
ただし、御社に関する情報は、全てのオペレーターが、共有、把握するよう、徹底しております。
どのオペレーターも、御社のスタッフという自覚で、応対しております。 - 内線感覚取次サービスでは、もし自分のオフィスや携帯につながらなかった場合、どのような対応になりますか？
- “只今外出中につき、折り返す”旨、先方様へお伝えし、連絡先、ご伝言等を承り、報告致します。
“会議中”あるいは“出張中”等のご案内をご希望でしたら、予めその旨、ご指示を頂ければと思います。 - 内線感覚取次サービスに関して、要件に応じて、自分のオフィス、携帯につないでもらうことはできますか？
- 用件によって異なる電話番号へ取り次ぐ、或いは特定の電話番号へ取り次げない場合は、別の番号へ取次ぐ等、御社のご要望に、フレキシブルに対応いたします。
- 内線感覚取次サービスに関して、サービスでは何名まで取次いでもらえるのですか？
-
別途料金2,200円で、3名まで登録頂けます。4人目より、1,100円となります。
- 内線感覚取次サービスに関して、自分のオフィスや携帯に取り次ぐ際の通話料はどうなりますか？
- お取次ぎした後の通話料金は、御社持ちとなります。
- バイリンガルサービスのスタッフは、どのぐらい英語力がありますか？
- ビジネスレベルの英語力です。
- バイリンガルサービスでは、自分に代わって外国人の取引先に電話をしてもらったり、Ｅメールを送ってもらうことはできますか？
- 国内の電話番号への発信業務は、内容によって、別途料金で承ります。内容が複雑なもの、海外への発信業務は、基本的にお受けしておりませんので、ご了承ください。Ｅメール送信が必要な場合、英訳した文章を一度御社へ返信致しますので、御社より、外国人のお取引先へ、ご送付頂きます。
- バイリンガルサービスでは、顧客の文書を英文和訳してもらったり、あるいは自分の文書を和文英訳してもらうことはできますか？
- 承っております。和文英訳に関しても、ネイティブが校正致しますので、安心です。
文書確認後、お見積書をお出し致します。リーズナブルな料金、迅速なサービスを心がけております。
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